Office办公高手应用技巧

发布时间:2016-12-27 00:00:00 编辑:少芬‍ 手机版

  office办公软件有什么技巧能帮助我们快速工作呢?为帮助大家进一步学习office办公软件,yjbys小编为大家分享office办公软件使用技巧如下:

  ● WPS表格四种填充方式

  成批填充表格单元格是我们经常要进行的一项工作。在WPS表格中,想要填充单元格可以通过以下几种方法进行:

  1. 鼠标左键直接拖动填充柄填充。此时会以升序的方式填充内容。

  2. Ctrl+鼠标左键拖动填充柄填充。此时是以复制单元格的形式填充。

  3. 鼠标右键拖动单元格,在弹出的菜单中进行填充方式的选择,灵活进行填充。

  4. 先选中编辑区域,然后通过“编辑→填充”命令来进行填充。

  ● 让办公文件默认用WPS打开

  常用办公文档既可以关联微软的Office办公软件,也可以关联国产WPS办公软件。许多用户觉得WPS轻巧方便实用,希望用WPS直接打开办公文档编辑,但在WPS程序中死活也找不到这个设置选项。

  其实,WPS的关联设置是放在一个专设的位置,这个选项设置是在系统的程序组中。以最新版WPS Office为例,依次选择“开始→所有程序→WPS Office个人版→WPS Office工具→配置工具→高级→文件关联”,然后按需勾选所需格式选项就可以了。装完软件,有桌面的图标就够用了,很少有人到这里来看,因此找不到也难怪了。

  ● PPT幻灯片编辑放映两不误

  能不能一边播放幻灯片,一边对照着演示结果对幻灯进行编辑呢?

  答案是肯定的。只须按住Ctrl不放,单击“幻灯片放映”菜单中的“观看放映”就可以了。此时PPT将演示窗口缩小至屏幕左上角。修改幻灯片时,演示窗口会最小化,修改完成后,再从任务栏点击演示图标,切换到演示窗口就可看到相应的效果了。

  ● 让快速选择多个对象更容易

  在PowerPoint中,如果要选择叠放在一起的若干个对象时会不太容易,特别是它们又位于叠放次序下层的时候,对象相互有遮盖更是如此。不过,下面的方法可以解决。

  在传统PPT编辑界面中,点击“绘图”工具栏右侧的三角箭头(工具栏选项),依次指向“添加或删除按钮→绘图”,然后选中“选中多个对象”,将它添加到“绘图”工具栏中,点击它,会打开“选择多个对象”对话框。只要在对话框的对象列表中选中相应的那些对象就可以了。

  这个按钮的添加也可以这么做:点击菜单命令“工具→自定义”,在打开的对话框中点击“命令”选项卡,然后在“类别”中选“绘图”,在“命令”栏中选择“选中多个对象”,将它拖至工具栏的任意位置。

  ● PPT其他对象也用格式刷

  我们常常用格式刷来复制文本或段落的格式,其实它可以应用于PPT制作的方方面面。

  在PowerPoint中,想制作出具有相同格式的文本框(比如相同的填充效果、线条色、文字字体、阴影设置等),可以在设置好其中一个以后,选中它,点击“常用”工具栏中的“格式刷”工具,然后单击其它的文本框。如果有多个文本框,只要双击“格式刷”工具,再连续“刷”多个对象。完成操作后,再次单击“格式刷”就可以了。

  不光文本框,其他如自选图形、图片、艺术字或剪贴画也可以使用格式刷来刷出完全相同的格式。以上这些你用过吗?赶快试试吧!

  ● 临时给PPT演讲做补充标记

  利用PowerPoint放映幻灯片时,有时在演讲时才发现当初在制作的时候,没有标记某页的关键内容。怎么办?

  为了让效果更直观,有时我们需要现场在幻灯片上做些标记。在打开的演示文稿中单击鼠标右键,然后依次选择“指针选项→圆珠笔(毡尖笔或荧光笔)”即可,这样就可以调出画笔在幻灯片上写写画画了。用完后,按Esc键便可退出。

  ● 打印不连续的单元格(区域)

  有时候我们需要将Excel中不连续的单元格内容打印出来,这时可以根据情况采用如下两种方法之一。

  如果仅仅需要将一些不连续的单元格(区域)中的内容打印出来,那么在按住Ctrl键的同时,用鼠标左键单击需要打印的单元格(区域),选中多个不连续的单元格(区域,如A2.B2:C8.D10……),然后选择“文件→打印”,打开“打印内容”对话框,选中“打印内容”下面的“选定区域”选项,按下“确定”按钮就行了。此时,系统将选中的每一个不连续单元格(区域)分开,打印在不同页面上(即A2打印在一张纸上,B2:C8打印在另一张纸上……)。

  如果需要经常打印固定的不连续行、列,可以在上述隐藏设置完成后,执行“视图→视面管理器”,打开“视面管理器”对话框,按其中的“添加”按钮,在随后弹出的“添加视图”对话框“名称”后面的方框中输入一个名称(如“打印”等),确定退出。以后需要打印时,再打开“视面管理器”对话框,选中“打印”视图项,按“显示”按钮,即可显示出设置好的打印页面,执行打印操作就可以了。

  ● 巧用键盘铺助快速定位排版

  在PPT设计中,有时候用鼠标定位对象不太准确,也不好把握分寸。这时,按住Shift键的同时用鼠标水平或竖直移动对象,可以基本接近于直线平移。在按住Ctrl键的同时用方向键来移动对象,可以精确到像素点的级别。

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