国际商务单证员指在国际贸易结算业务中，根据销售合约和信用证条款从事审核、制作各种贸易结算单据和证书，提交银行办理议付手续或委托银行进行收款等工作的人员。
外贸单证员的工作贯穿于进出口合同履行的全过程。单证员以外贸单证处理为核心，是外贸企业必备的基础性人才。其工作具有量大面广、时间性强、工作要求高的特点，应具备专业知识、专业技能和严谨的工作态度等基本条件。单证员的素质直接影响外贸企业整体的工作质量，因此应了解商品知识、加强协调能力、增强服务意识、培养团队精神，以不断提高自身素养，全面提升综合素质。
外贸单证员(DocumentationSpecialistofForeignTrade)，是指在对外贸易结算业务中，买卖双方凭借在进出口业务中应用的各种单据、证书来处理货物的交付、运输、保险、商检、结汇等工作的人员。外贸单证员是外贸企业开展业务的基础人才，主要工作有审证、制单、审单、交单和归档等一系列业务活动，它贯穿于进出口合同履行的全过程。
一、外贸单证员的工作特点
(一)量大面广
在我国的外贸企业中，外贸单证部门的人员配备十分有限，一名单证员往往要负责跟进多名外贸业务员的业务单证，在每天有限的时间内同时处理多笔进度各不相同的业务单据，工作量非常大。在处理每票单据的过程中，单证员需要完成与业务员、跟单员、财务以及客户、货代、报关行、银行、办证机构各方面的沟通协调工作，由此可见涉及面之广。
(二)时间性强
单证员在每个业务操作环节都有时间上的严格要求。以出口信用证作为结算方式为例，单证员需要及时催证、审证，若发现信用证与合同不符，要在最短的时间内退回开证行要求改证;因信用证对最迟交货期有具体要求，一定要提前租船订舱，把握好截关、开船时间，确保按时送货并及时制作报关资料安排报关，同时还需考虑到进行必要商检的时间;货物装船后，应尽快核对好提单，并发装船通知给进口商;若信用证有要求办理一般原产地证书或普惠制原产地证书，都可以在装船日之前网上办理，若普惠制原产地证在提单签发日期的7天后办理，则需办理后发证，手续相对麻烦;保险单的签发日期既不能早于报关单日期，又不能晚于提单签发日期;所有单据正本齐全、反复审查无误后要在信用证规定的交单期内尽早向银行提交单证，如果银行审单出现不符点，还能有沟通修改的补救机会。只有把握好时间这条主线，才能分清轻重缓急，高效地完成单证工作。
(三)工作要求高
高水平的外贸单证不仅能保证货物按时按质按量运出，又能确保及时收汇，所以对制单人员的要求很高。外贸单证员不仅需要扎实的国际贸易理论知识和专业外语知识、娴熟的计算机操作能力，更需要有良好的沟通协调能力、高度的责任心和严谨的工作态度，能够不断地提高、完善制单技巧，具备独立处理变化多端单证的能力。
二、外贸单证员的作用和岗位及人员现状
(一)外贸单证员的作用外贸最大的特点就是单证交易。
制作一套合格的单证，是外贸实务中很关键的工作。在国际贸易实施过程中，合同、定单、报关、报检、运输、仓储、银行、保险等各个环节，无一不是通过各种单据凭证来完成。单证如此重要，以至于外贸行业中专门派生出一个职位叫“单证员”。以往一些中小外贸企业为了节省成本，把单证工作交给业务员或者财务部制作，经常会因制单人员缺乏专业单证知识造成单据不符，直接影响外贸企业及时安全收汇。越来越多的外贸企业意识到单证环节设岗定人的重要性。单证员的出现是外贸行业中分工趋向细化的具体表现，它划清了外贸企业各岗位的权责界限，使复杂的外贸流程变得简单化、标准化。
(二)外贸单证员的岗位及人员现状由于受美国经济衰退和持续蔓延的次贷危机，以及人民币升值、出口退税率下调等国内外多重因素影响，2008年中国对外贸易出现了下滑趋势，部分外贸企业出现工厂减员、减产等现象。
但在这次全球性的经济危机中，中国经济的表现好于一般国家，2009年贸易额下降了17%，好于业内专家预测的2009年世界贸易额下降幅度超过30%的水平。中国在2009年成为全球第一大出口国，占全球出口份额的比重超过9%。因此外贸人才的需求量将进一步增大，其中以单证员尤其突出。据有关部门统计，广东省国际商务单证人员需求量达20余万人，浙江省的国际商务单证人才缺口达15万人，上海市2010年国际商务单证员人才缺口将超过15万人，江苏省单证员需求达17万。可见单证员岗位的人才短缺问题相当突出。
单证员操作技能的高低直接关系到外贸业务结汇的时效和成败，从业要求较高。而现有的从业人员中，通过在实际单证操作过程中自己摸索的人居多，许多是在企业传统的“师徒传帮带”方式下进入角色的，缺乏对单证知识的系统学习，企业又很少提供培训机会，所以出现部分企业单据制作水平低下，造成不必要的经济损失。近年来，国际商务单证员资格认证证书开始受到越来越多用人单位的认可和求职者的青睐，但经过专业培训、持有该专业证书的现有从业人员却不到10%。外贸单证员队伍的整体素质亟待提高。
三、外贸单证员应该具备的基本条件
随着我国拥有出口自主权的企业大幅增长，外贸单证员的需求量增大。但一些企业在招不到专业单证员的情况下，录用一些非专业人员仓促上岗，增加了企业的风险系数。外贸单证岗位应该具备以下基本条件：
(一)专业知识—知道要怎么做
单证员必须掌握系统的外贸知识、单证知识、外语知识，善于学习更新知识。在扎实的外贸专业知识基础上，还应清楚企业的运作流程，了解产品知识、生产工艺流程，以及掌握货代市场行情和一些贸易国别或地区的政策、单证习惯等相关知识。专业知识丰富，涉及面广泛是成为一名优秀单证员的前提。
(二)专业技能—知道该怎么做
单证员要求有较强的实践操作能力，单证质量的高低是衡量单证员业务能力的直接体现。在实际的外贸单证操作中，单证员需要有良好的沟通技巧，综合掌握英语、电脑及沟通工具的运用技巧，不断钻研业务、提高单证缮制技巧，降低单证出错率。
(三)工作态度—知道该怎么做好
单证工作特别需要耐心细致，责任心强。许多单证员都有过因单证制作错误“花钱买教训”的经历，制单过程中最忌粗心大意，急于求成。在面对错误或困难的时候，需要调整心态，直视并勇于承担错误，积极的解决问题。如果没有严谨的工作态度，就会重复犯错。要善于时间管理、勤于记录备案、重视协调沟通，能够在工作中不断思考、总结，养成良好的工作习惯，这些都是高素质外贸单证员的必备条件。
四、外贸单证员素质的培养
(一)了解商品知识
作为单证员，不可能像跟单员、采购员那样全面了解产品、配件及生产工艺。但是如果单证员忽视了对产品知识的了解，不熟悉企业进出口商品的种类、规格、材质\包装等方面的知识，就无法做到严格区分商品的不同项目，导致HS编码找得不够准确，直接影响通关速度。因此，外贸单证员除了有国际贸易专业知识外，还应该具备相应的商品知识。在日常工作中，可以到工厂生产线了解生产过程，通过样品剖析等方式，向相关人员学习、充分了解产品相关知识。
(二)加强协调能力
由于单证员的工作涉及面很广，能否有效的沟通和协调，对于单证工作的顺利开展有着直接影响。对内来说，单证员必须与业务员、工厂跟单员、财务、客户关系融洽，从容应对、及时化解和消除工作中的各种矛盾。有经验的单证员会发现，九月下旬到十一长假后部分航线租船订舱十分紧俏，常会出现订不到舱位的情况。单证员一方面要掌握多家船公司的航线船期、运费信息，做到提早订舱、确保舱位;另一方面要尽早提醒业务员和客户在不影响买卖双方交货时间的基础上尽量避开高峰期，事先做好提早或推后装船的准备，以备万一。善于沟通协调，才能与业务员、客户、工厂等相关人员达成共识。对外来说，单证员需要与货代、商检办证机构、保险公司、银行等有关部门紧密协作。经常与货代及船公司人员沟通，可以掌握最新的船期、运费信息，在比较中可找出价格优势大的合作伙伴。按信用证要求制单时，有机会与银行审单人员打交道，可以在业务往来中多进行交流，银行审单人员是单证员最好的老师。
(三)增强服务意识
单证员几乎每天都要忙着和货代、船公司联系业务，平时要善于积累一定的业务资源。当业务员、客户需要运费信息时，能够及时、准确地报出运费、船期，最好能多提供几个供客户选择，让客户满意。货物装船后，要及时发装船通知给客户，但是通常此时给出的是预计到港时间，需要跟踪、不断的更新，将货物的最新运输信息反映给客户，在货物到港前几天再提醒客户一次。通过从每一个微小的细节为客户提供最完善的服务。
(四)培养团队精神
外贸企业都希望打造一支思想素质好、业务能力强、能打硬仗的外贸专业队伍。单证工作不是拘谨封闭的，除完成自己本职工作外，应该与相关职能部门多交流，对它们的组织结构、职能有一个基本的认识，这样做起工作来就会多从全局来考虑，认识到单证工作对其他部门和整个公司的重要性。一旦单证环节出现问题，就会产生连锁反应，影响全局。在工作中，要培养自己逐步做到统观全局，学会与人合作，善于调动别人的积极性和创造性，充分依靠集体的力量确保每个业务流程环节准确无误、高效运作。总之，即使是拥有多年制单经验的老单证员，也不能保证所有单证制作无误。一方面，单证人员需要养成自我纠错的习惯，对自己做的每个单据严格把关。另一方，单证部同事可以互相审核对方的单证，通过交叉复审，降低企业风险。企业也要对员工进行定期培训，稳步提高单证员的制单结汇水平。
