项目管理沟通的策略

发布时间:2016-12-13 00:00:00 编辑:嘉辉 手机版

  沟通指在特定目标指引下、个人与个人或群体进行思想、情感、信息传递并最终达成协议的过程。在企业项目管理中,只有沟通才能使各方获取更多有用的信息、发现管理存在的问题,才能做好项目管理工作。因此,从某种程度来说,沟通技巧和绩效,会给企业项目管理工作带来直接影响。这就要求我们提高认识,运用有效的沟通策略做好管理工作。

  一、企业项目管理有效沟通的重要意义

  确切来说,沟通是个体为了解他人思想而采取的一种信息获取途径。从微观上来讲,在沟通过程中,人们可以进行知识传递、思想交换和情感交流,最终获得理解和支持。从宏观上来讲,沟通可以为信息资源取舍与甄别、企业决策提供依据,还可以营造良好的内部氛围,促进人机管理的建立和完善。为了保证沟通的及时、高效,工作人员还要注意沟通的模式,做好沟通管理。通常来说,沟通管理过程主要由沟通计划编制、信息发送、绩效报告、管理收尾等组成,沟通管理模型有沟通者策略、听众策略、信息策略、渠道选择策略和文化策略的管理模型之分。其中,沟通者策略的管理模型(图1)最适用于弱矩阵组织,应用也最为广泛,在此,笔者就以此为例,对沟通模型进行简要分析。

  沟通者策略模式指沟通主体为达到目的,通过对自身特点、身份背景、地位和素质等因素的综合分析而财务的沟通策略。在这种模型中,沟通者要分析的问题有我是谁,自身定位(职责、能力、价值),目标是否合理、有价值,是否有资源支持我的目标,我其实想得到那些人的支持,自身沟通目标是否会与他人目标发生冲突,目标实现后所带来的结果等。然后再制定目标和策略,进行沟通技能和方式选择。在这个过程中,沟通活动的发起者始终占据主要地位,发起者如果目标明确,技能较好,沟通目标实现的可能就较大。例如在资金有限的情况下,开发部门、制造部门和市场部都要参与活动资金争取,谁的目标明确、策略合理,争取到资金的可能就越大。

  二、项目管理沟通的有效策略

  (一)构建并完善沟通体系

  项目管理沟通计划实施需要在沟通体系健全的基础上来进行,完善的内部沟通体系可以保证沟通过程、结果与目标的一致性。因此,企业要结合自身发展实际,以链式沟通为核心,构建一个多层次、跨部门的沟通网,为 沟通提供便利。其次,制定内部沟通计划,根据自身组织结构和项目干系编制沟通方案,明确各部门、有关人员在业务信息沟通、战略沟通、制度沟通中的职责和权限,要求各部门在沟通中突出情感交流与沟通,以营造积极向上的企业氛围,构造良好的人际工作关系。在此基础上,项目经理和负责人还要做好沟通管理工作,要求管理部门定期上交沟通分析报告,查看部门对沟通影响要素的了解情况,要求工作人员做好信息处理和沟通目标、渠道调整工作,以增强沟通管理的有效性。

  (二)树立正确的沟通态度

  影响沟通的因素有很多种,其中,沟通态度是最重要的一个要素,沟通态度决定了你与他人沟通的程度和最终沟通效果。个体如果仅凭自身职务、地位和身份去沟通,而不考虑对方的想法和感受,必然会加大与对方的隔阂与沟通难度。这就要求沟通双方在沟通过程中,首先要学会从别人的思维架构去考虑问题,进而体会对方的看法,揣摩对方会对自己的看法可能产生的意见。然后用真挚而充满情感的语言详细而准确地去表达自己的想法,使对方能听进去自己的话,进而接受自己的想法。需要注意的是,在这一过程中,沟通的态度非常重要,个体要本着合作的态度去看待对方、看待问题,承担责任,这是沟通目标得以实现的关键。例如,业务部门在沟通时,要适当考虑对方的需求,找出有歧义和引起双方产生争执的问题,然后以项目整体性为前提,在利益上双方各退一步,共同解决问题,只有这样才能取得良好的沟通效果。

  (三)运用科学的沟通方法

  所谓沟通方法,即个体在沟通中所选择的搜集和发送信息的方法。在项目管理中,沟通的方法和途径有许多种,如人们可以用口头、书面等形式来沟通,也可以电话、网络、会议形式来沟通,但是,沟通的关系是多方面的,它包括与用户、与上级、与同事、管理人员之间的沟通等等。个体只有具备一定的沟通技巧,才能确保沟通的有效性。这就要求个体加强沟通技巧学习,运用合理的沟通方法去做好沟通。常用的沟通形式有口头沟通、正式沟通、书面沟通和非正式沟通,沟通方法有报告、文件、会议、电话、视频等,个体要根据沟通对象选用合理的沟通方法。例如在与上级沟通时,方式要严肃正式,要清楚领导权限,尽量用简单的语言讲清问题的关键,并给出几个答案供领导选择。在与项目组成员沟通时,可采用非正式方式进行直接沟通,并尽量站在项目、站在集体的角度去分析问题,以保证沟通沿着正确的轨道进行。

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