企业内部沟通的技巧

发布时间:2016-11-30 00:00:00 编辑:嘉辉 手机版

  沟通是一项系统工程,需要企业从总经理到员工都要形成共识,建立机制,共同做好,使企业形成畅通的沟通渠道,和谐的人际关系及强大的创造力,才能增强企业的竞争力,保障企业的健康发展。 下面小编为大家整理了关于企业内部沟通的技巧,希望能为你提供帮助:

  领导与员工之间的交流

  领导与员工,上级与下级之间的信息沟通,也称之为纵向沟通。纵向沟通决定着企业政令是否畅通,领导者耳目是否闭塞,员工是否能积极地、正确地为企业工作,甚至可以说是企业经营成败的关键之一,有着十分重要的意义。纵向沟通可分为下行沟通与上行沟通,这里从两方面于以分析。

  下行沟通指管理者对员工的自上而下的信息沟通。如将组织目标、计划方案、政策措施传达给基层公众。下行沟通的方法有三种:发布指示、会议制度、个别交谈。上行沟通是自下而上的信息交流。它有两种表现形式:一是层层传递,即依据一定的组织原则和组织程序逐级向上级反映,如班组,经过车间向分厂再到总厂逐级向上级反映;二是越级反映,指减少中间层,让高层决策者与一般员工直接对话。它便于管理者全面及时了解组织近况和员工思想动态,从而使上下级之间密切关系,提高组织凝聚力。但管理者要注意的是要消除员工的心理障碍,让员工畅所欲言。

  部门之间的信息交流

  企业内部往往分为多个职能部门,各个职能部门之间进行信息交流和相互协作,称之为企业内部横向沟通。横向沟通又叫平行沟通,它包括了四种不同的情形:一是组织决策层与中层团体之间的信息沟通;二是高层管理层之间的信息沟通;三是各部门之间沟通;四是同一部门的同事之间的沟通。横向沟通是有效管理的基本途径之一。搞好横向沟通必须从以下5个方面着手:

  建立科学的工作程序和明确工作职责。有了科学的工作程序就有了各部门、各岗位的动作规范,明了工作职责,就明确了各部门、各岗位的权力与职责。就可以避免企业内部各部门之间互相扯皮、互相推诿、责任重叠或空白的局面。使得部门之间的联系渠道规范化、制度化,保障部门之间信息交流渠道畅通。

  在平行沟通中避免违反工作职责。违反工作职责会导致敌意或影响沟通。在酒店客房工作中规定服务员每人每天做14间客房,而某一班组的领导突然违反规定,讨好员工,同意每人每天只做10间客房。就会造成其他班组对自己领导有意见,其他部门领导对违反规定的领导恼火,工作就会出现混乱局面。

  尽量不要上交能相互解决的问题。部门之间、岗位之间经常会出现一些需要协调的工作,如果部门管理者不经过努力协调,就把矛盾上交,由高层管理层来处理的话,就会埋下隐患。一方会感到,本来可以双方自己处理的问题,却由上级来处理,自己失去了面子,受到伤害。受到伤害的一方要寻机报复,即便不报复也会对对方失去信任,这样会给将来的沟通带来很大的困难。

  先处理问题后查明原因。当两个部门或两个岗位在协调中出现了问题,首先不是查清问题的责任,而应是解决问题。仍以旅游酒店为例,如果当客人走进清洁完的客房,突然发现床上有数根毛发,这时领导不应该立即去查清是哪个班、哪个服务员的错,而应该先换上清洁床单,向旅客赔礼道歉。离开旅客再查找原因。查找原因不是为了强调过错,搞臭谁,而是为了防止问题的再次出现。如各部门、各岗位中间协调一再出现问题,那就意味着现有的工作程序等方面存在弊端,应加以修改。

  保持不断的沟通。人与人之间的相互理解、相互信任,来源于沟通,而这种沟通并不是“临时抱佛脚”,有了问题才开始沟通。而需要经常的、不断的相互沟通。而沟通方式可以是正式场合,更多的是非正式场合的沟通。

  非正式渠道的信息交流

  沟通可以分为正式沟通与非正式沟通,正式沟通是指在组织系统内,依据一定的组织层次所进行的信息传递与交流活动,如上述的纵向沟通、横向沟通都属于正式沟通,它具有沟通效果好,比较严肃、约束力强,易于保密等特点,可以使组织工作保持权威性。但在群体中也存在非正式沟通,即在非正式渠道、在非正式场合了解信息,进行沟通。如要好朋友之间的信息传播,同事之间信息传播,家人之间信息传播都算非正式沟通。在美国,这种信息传播途径常称为“葡萄藤”用以形容枝容枝茂叶盛,随处延伸。非正式沟通及时、快捷,还能涉及一些潜在的问题,不失为补充信息来源的好方法。

  对非正式沟通所采用的对策是:首先,非正式沟通产生和蔓延,主要是得不到他们所关心的消息,因此管理者越封锁,则背后流传的谣言越多。只能正本清源。主管者应尽可能使组织内沟通系统较为开放或公开,则种种不实谣言将自然消失。其次,闲散和单调乃是造谣生事的温床。要避免发生这些谣言,扰乱人心士气,主管者应注意,不要使组织成员有过分闲散或过分单调的情绪发生。第三,最基本做法,乃是培养组织成员对管理当局的信任,这样他们愿意听组织提供信息也较能相信。第四,在对组织主管人员的训练中,应增加这方面知识,使他们有比较正确的观念和方法。加强和疏通正式渠道,在不违背组织原则的前提下,尽可能通过各种渠道把消息递给员工,是防止那些不利于组织目标实现的小道消息传播的有效措施。

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