纳税电子申报是美国CPA应该了解的知识。你知道什么是纳税电子申报吗?下面是yjbys小编为大家带来的关于纳税电子申报的知识。欢迎阅读。
纸质形式已成为过去
向下一代纳税报告挥手致意吧!如今，雇主、会计师和小型企业正从耗时费力的传统纸质申报向简化的现代W-2表(美国企业雇员的报税表格)和1099表(美国自雇佣者的报税表格)的云处理转变。事实上，电子申报正迅速成为大多数小型企业和税务专业人员的首选。
什么是电子申报?
电子申报(electronic filing或e-filing)是将所需的纳税信息(如W-2表和1099表)直接在线传输给美国国税局(IRS)或社会保障局(SSA)，而不是邮寄传统的纳税申报纸质文件。
自从三十年前引进以来，电子备案已经有所发展和扩大，发展历史大致如下：
1986年：电子备案开展小规模试点工作，在三个大城市(辛辛那提、罗利达勒姆、凤凰城)选取了5个试点对象
1987年：前一年的试点计划扩大到七个城市的66个申报者，并增加了电子直接存款
1988年：试点计划继续扩大到16个IRS地区，增加了两个新表格——1065表格(合伙制)和1041表格(信托)
1989年：电子备案试点扩展到36个州，IRS向税务申报者大力推行电子备案
1990年：电子备案正式运行!现在，IRS电子备案已在全美范围内推行
2005年：IRS终止了自动语音响应项目“电话备案”(Telefile)，以支持更有效和更安全的电子申报
2011年：通过电子备案进行的纳税申报突破10亿大关
2015年：在这个纳税季，75%的W-2表格采用了电子申报，实现了IRS的既定目标
在过去五年中，纳税申报纸质表格的需求有所下降，而电子申报继续呈增长态势。企业正在寻找最好的备案方法，电子申报当之无愧。
我们需要注意的是，电子备案不能完全消除对纸质文件的需求。接收者(雇员或独立承包商)仍必须接收W-2表格或1099表格的副本，抑或选择接收电子版本。
这意味着向政府机构进行电子申报只是这项工作的一部分。另一部分是打印副本并邮寄给接收者。许多企业都尽力应对这项工作，打印副本、将其装入信封并贴上邮资。这是一项劳动密集型工作，发生在年初——雇主们传统上的繁忙时段。幸运的是，合适的服务提供商会认识到这些需求，并提供打印、邮寄和电子备案全套服务。
为什么这么多人青睐电子申报
电子申报是W-2表格、1099表格和其他营业税表格普遍采用的方法，因为一切工作都可以在网上完成，无需纸质表格或其他软件。电子申报具有吸引力是有充分原因的，具体表现为：
便利——在线申报者只需遵循电脑桌面上的几个简单提示，不用浏览软件或处理大量纸质工作。无需再去办公用品商店和邮局，也不用为打印机卡纸和格式没有对齐而头疼。电子申报也更为环保，减少了纸张和墨盒的使用。
低成本——在线申报者只需按照提交的表格数量来支付费用，有时候甚至只有一张表格。在绝大多数情况下，在线纳税报告要比购买软件以及成捆的表格和信封便宜得多。
准确——除了能提供诸多提示以确保符合最新的税务规定之外，电子备案网站还能进行复杂的计算，捕捉数据输入错误，并防止错误。事实上，IRS认为电子纳税申报几乎可以防止所有的错误。
有用——在线申报者认同电子备案过程中的定期沟通，包括当IRS和(或)SSA接收到申报后发出的电邮确认通知。此外，企业还可以随时通过任何一台计算机、笔记本电脑或平板检查特定申报的进展状态。
打印和邮寄：外包优势
许多企业选择采用电子备案方式，寻求将收件者的副本打印和邮寄工作交给一家服务提供商。选用一站式合作伙伴具有吸引力，这是因为：
节约成本。除了纸质申报纯经济方面的影响外，还要考虑劳动力成本。在线申报者选择一体化的纳税报告合作伙伴能节约安排专门人手处理手工打印和邮寄表格而发生的相关工资开销。
节省时间。申报者在线输入或上传数据，而后由服务提供商处理余下工作。不用将时间浪费在打印表格、修复卡纸问题、将表格装入信封和贴上邮资等工作上。而且，再也不需要奔波于办公用品商店和邮局之间。
实现安全风险最小化：在办公室环境中打印和处理W-2等表格，如果涉及机密数据，会增加数据泄露的安全风险。表格与信封上的接收对象不匹配也是一个问题。想象一下，如果一个员工错误地收到了另一名同事的W-2邮件，这会引发什么潜在问题。将这些工作外包给信誉良好的专业服务提供商可以提高安全性并降低风险。
安全电子申报：并非所有服务提供商都是一样的
如果采用电子方式进行纳税申报(通过云端)，安全问题是一个需要考虑的至关重要的因素，特别是对于那些刚刚切换到这种方式的新用户。在挑选电子备份云处理的服务提供商时，企业应考虑几个因素。首先也是最为重要的，它们应该确认进行合作的电子备案服务提供商是否得到了IRS的授权。要成为IRS授权的电子备案服务提供商，相关企业必须完成一个多步骤流程并通过IRS的适用性检查。若想验证服务提供商是否得到IRS授权，可以查看它们网站上的“IRS电子备案标志”(IRS eFile logo)，图案如本文所示。
敏感数据的传输安全
首次使用者需要了解网站是如何处理敏感数据的。由于数据泄露和其他安全威胁的持续存在，电子备案服务提供商需要提供尽可能强大的数据加密方式。
只有采用联邦政府推荐的端到端数据加密，服务提供商才能有效阻止第三方的信息拦截或截断。一旦在网站上输入数据就应该进行加密，并在整个处理过程中保持加密状态。
我们需要注意，IRS对如何处理接收者数据未做任何规定，这一点很重要。相反，这完全取决于服务提供商。
打印和邮寄安全
对于云处理流程，数据传输只涉及一半的必要保护。使用者通过电子方式向政府机构进行申报，但现在它们需要将相应副本发送给员工和其他接收者。除非这些个人选择接收电子版本，否则使用者将需要打印和邮寄纸质副本。
已通过美国注册会计师协会(AICPA)下属的服务性机构控制体系(SOC)认证的设施遵循了数据保护的所有必要预防措施。AICPA颁发这种特别认证意味着为了确保安全，电子申报者申报操作的每一步都经过了彻底检查和批准。AICPA审查的领域包括：
安全性：整个系统得到保护，可阻止未经授权的访问
可用性：系统功能发挥正常，能正确运行
处理的完整性：数据处理完整且准确
保密性：所有敏感信息都受到保护
隐私：个人信息的收集、使用、保留和披露都必须符合AICPA的隐私原则
受保护的健康信息的安全
最后，如果企业正针对《平价医疗法案》(ACA)新的强制性报告要求而寻求电子备案服务提供商，那么，它们需要确认一项额外认证。
ACA表格包括了员工的个人信息，例如社会安全号码、出生日期以及特定的健康保险详情。根据《健康保险携带和责任法案》(HIPAA)的规定，这些详细信息是受到保护的健康信息(PHI)，并且必须根据严格的隐私和安全规则加以处理。
与IRS其他表格相比，ACA报告需要更高的安全保障。第三方供应商(例如工资事宜和电子备案服务提供商)应该遵循HIPAA的标准，因此，需要在合同中针对PHI电子传输的加密和保护工作做出约束。
